Recomendações gerais

Este guia deve ser visto como uma primeira orientação sobre os aspectos que se devem considerar na participação em feiras, não sendo uma obra completa. Mais informações podem ser obtidas nos endereços de contato (anexo do anuário) e na AHK São Paulo.

1) Participação, orçamento e custos

- Participação

A decisão de participar em uma feira é um investimento com perspectivas de lucro a curto e longo prazos. Antes de uma participação como expositor é aconselhável a visita a feiras de alto nível. Assim, já se pode obter uma primeira impressão sobre o ambiente, a organização, o transcorrer da feira, os produtos a serem expostos, as tendências de mercado, a concorrência, etc.
O próximo passo seria a escolha da feira por gênero (local, regional, internacional), por ramo, bem como pelo público-alvo dos produtos e dos clientes. Marinheiros de primeira viagem deveriam juntar experiências, dividindo um estande com outras empresas (em um estande comunitário) ou como subexpositores (sub exhibitor). No Brasil a AHK São Paulo poderá oferecer informações sobre as várias possibilidades (MRE, SEBRAE, CINTERs, Associações). Na Alemanha existem organizações destinadas a prestar assessoria (AUMA, BMWi, BfAI).
Condições para uma participação e definições gerais podem ser obtidas junto à organizadora da feira escolhida, além de informações sobre a inscrição, o aluguel do estande, formas de pagamento, e, se for o caso, a desistência. Uma parte técnica ocupa-se com a montagem e desmontagem do estande, bem como com a instalação de equipamentos. No preço final de uma participação estão incluídos o aluguel do estande, além da prestação de serviços oferecidos pelo organizador.
Um outro passo a ser considerado é a obtenção de informações sobre a linha de produtos a serem expostos por outros expositores, a infra-estrutura e organização da feira.
Também poderia ser muito útil dirigir-se diretamente a atacadistas ou a importadores para obter endereços de contato ou informações sobre as possibilidades de venda.

- Orçamento e custos

Os custos compreendem, entre outros: aluguel do estande, montagem e desmontagem, equipamentos, relações públicas, meios de comunicação (p. ex. telefone, fax, computador), transporte, taxas de alfândega, além de outras tarifas, possíveis custos de armazenamento, seguro e funcionários. Feiras no exterior ainda implicam em custos de viagem e de estadia. É, portanto, indispensável fazer uma planificação orçamentária minuciosa. Na Alemanha, o estande representa a maior parte dos custos. Outras verbas importantes compreendem por exemplo custos fixos, como aluguel, funcionários, viagem, bem como prestação de serviços para o estande e comunicação.
Informações sobre os aspectos financeiros poderão ser obtidas na AHK e AUMA.

2) Organização

A organização para participar numa feira se divide em três etapas: preparação, operação e follow-up.
- Preparação:

Antes de mais nada, é preciso estabelecer um cronograma detalhado. Depois vem a definição na forma de participação (individual ou coletiva). Faz-se então a inscrição junto ao organizador e pede-se o envio da programação do evento. Se a intenção não é ter um estande meramente informativo, é necessário também refletir sobre a escolha dos produtos a serem expostos. Neste ponto, é preciso cuidar das questões de segurança e de seguro. Deve-se assegurar o transporte e eventual armazenagem dos produtos, sem esquecer autorizações e, nas feiras no exterior, direitos alfandegários, etc. A participação em feira no exterior exige também a organização da viagem de ida e volta e da estada (visto de entrada, hotel). Meios de comunicação e informação não devem ser negligenciados.
Tratando-se de uma feira brasileira, é recomendável contratar os serviços de uma transportadora internacional com estruturas próprias no Brasil e que conheça bem as normas e a documentação necessária.

- Execução:

A fase de execução começa com a montagem do estande na feira, com mobiliários e componentes técnicos e decorativos. Durante o evento, realiza-se um controle da organização, da agenda, etc., mediante breves reuniões diárias. Uma pequena estatística sobre visitantes serve para juntar valiosas informações sobre eles e permite traçar o perfil dos interessados. O mesmo pode também ser feito por meio de anotações sobre as conversas mantidas. Mais informações sobre estande, funcionários e relações públicas estão no item 3.


- Follow-up:

Depois da desmontagem do estande vem a avaliação crítica e a análise do número de visitantes, tomando-se por base a estatística e as anotações das conversas mantidas. Este material é de importância fundamental para explorar os contatos estabelecidos durante a feira e controlar a realização dos objetivos propostos (por ex., número de novos clientes e/ou parceiros de negócios).

3) Estande, pessoal e relações públicas

- Estande:

O estande é o cartão de visita da empresa. Primeiro, é preciso optar entre um estande de apresentação ou de informação. Depois vem a escolha da localização, a ser negociada com os organizadores do evento. Tipo, tamanho, material a usar na montagem e os componentes para expor os objetos são outros aspectos a considerar. Os estandes mais usados no Brasil são os de tipo padronizado, com variações decorativas e de mobiliário. Opcionais implicam em custos adicionais. Quase 80 % de todos os estandes são montados no padrão octanorm, em que o Brasil é líder de mercado. Todo estande deve dispor de ar condicionado próprio, já que a maioria dos pavilhões no Brasil não são climatizados. O próximo passo é instalar no estande sistemas de comunicação modernos (telefone, computador, internet), mobiliário e decorações. Eletricidade e iluminação também são importantes. Outro aspecto é a arquitetura e o design do estande, que contribuem para despertar a atenção dos visitantes.
A instalação de espaços como cozinha, escritório e saletas para visitantes depende do espaço, do orçamento, do tipo de feira, dos produtos, etc.

- Pessoal:

A seleção do pessoal deve ser feita com cuidado especial. Critérios como motivação, qualificação, experiência, conhecimentos técnicos, facilidade, pessoal de contato, flexibilidade e domínio de idiomas decidem sobre o sucesso ou insucesso da empreitada. O número de pessoas depende do tamanho do estande. Possivelmente estarão presentes representantes, gerentes, técnicos, vendedores, recepcionistas e faxineiras. No Brasil é importante fazer com antecedência a reserva do pessoal a ser contratado, junto à direção da feira ou através da Câmara de Comércio Brasil-Alemanha.

- Relações públicas:

O trabalho de relações públicas na fase de preparação e durante a execução é necessário para despertar a atenção do público e assegurar o sucesso do estande e da empresa. Começa com a inserção do nome ou logomarca da empresa no catálogo oficial e brochuras publicadas pela feira. Nas feiras brasileiras é indispensável enviar um convite pessoal a clientes em potencial, do contrário corre-se o risco de eles não comparecerem. O convite pode ser feito via mala direta, com follow-up, ou por anúncios em revistas especializadas. O departamento de feiras da Câmara Brasil-Alemanha em São Paulo pode oferecer-lhe uma oferta de anúncio. Como material informativo para clientes são utilizados catálogos da empresa, listas de preços, brochuras, etc. Se possível, é bom que a publicação do material seja bilingüe. No Brasil não deve faltar uma tradução para o português. Para feiras na Alemanha, o inglês é indispensável e suficiente. Expositores brasileiros podem editar suas publicações em alemão/inglês ou português/inglês. Brindes também são uma opção publicitária mais duradoura que impressos. O contato com a imprensa não pode ser negligenciado. Muito útil é uma pasta com materiais de imprensa e o convite a jornalistas, especialmente da imprensa especializada. Neste ponto você também pode contar com a ajuda da Câmara Brasil-Alemanha de São Paulo. Cartões de visita em número suficiente não podem faltar e devem estar sempre à mão.

4) Check-list

Nesta check-list estão relacionados os principais itens a serem considerados para participar de uma feira. Pontos específicos estão sob os itens B e C.
a) Preparação
- fixar metas para a participação
- inscrição
- cronograma e orçamento
- seleção dos produtos a expor
- transporte, armazenagem, taxas
- viagem e acomodações (no exterior)
b) Execução
- montagem do estande
- mobiliário e decoração
- relações públicas
- pessoal
- reunião diária
c) Follow-up
- desmontagem
- balanço, análise do desempenho
- manutenção e intensificação dos
contatos estabelecidos

Algumas observações sobre as feiras no Brasil

- Apesar de consideráveis variações de temperatura, os pavilhões das feiras não são climatizados. Por isso, cada estande deve dispor de ar condicionado próprio.
- O material de informação deve ser bilíngüe. A língua nacional é o português.
- A tensão da corrente elétrica está sujeita a oscilações. Recomenda-se o uso de um estabilizador.
- A competitividade dos produtos deve ser calculada com inclusão dos custos de transporte, alfândega e impostos.
- Informações sobre as possibilidades de distribuição.
- Não há interesse por produtos que estejam fora dos mais modernos padrões técnicos.
- É aconselhável consultar profissionais especializados em legislação brasileira.
- O marketing no Brasil é tão profissional como na Europa.
- As feiras mais importantes acontecem em São Paulo, Rio de Janeiro e Porto Alegre.

- O transporte urbano é muitas vezes insuficiente. É preciso considerar os custos de corridas de táxi.

A Câmara Brasil-Alemanha de São Paulo está ao seu dispor.

Algumas observações sobre as feiras na Alemanha

- As feiras alemãs estão equipadas para atender as múltiplas necessidades da economia moderna.
- A inscrição deve ser feita com antecedência.
- Tudo tem que ser tratado previamente com a direção da feira. Caso contrário, certamente haverá problemas.
- Os prazos são vinculativos, exceções e prorrogações raramente são permitidas.
- É indispensável apresentar material informativo bilíngüe (inglês).
- Os trajes devem ser adequados à estação e ao clima.
- Os pavilhões são climatizados no verão e aquecidos no inverno.



Dicas para o transporte de carga para feiras

A transportadora internacional PANALPINA (PAN-FAIRService®) juntou bastante experiência na área de feiras e passa a seguir, para todas as empresas interessadas, algumas informações importantes sobre como transportar cargas para o Brasil.

O transitório de carga certo

Para um despacho sem embaraços tudo depende do primeiro passo: a escolha certa do veículo de carga. Se a carga vai para uma feira, é particularmente importante procurar um veículo familiarizado com este serviço, que lhe garanta um despacho conforme às regras e dê orientação e assistência até dentro da feira.
Importante não é só retirar a carga em tempo hábil no local de produção, mas também entregar devidamente monitorada e na hora certa no estande da feira. O caminho até o Brasil é longo, e os caminhos dentro do país são ainda mais longos. Muitas vezes, os trâmites tomam muito tempo. Daí a recomendação: planeje a tempo e cumpra o cronograma estabelecido.

Os documentos certos

Para um desembaraço aduaneiro fluente é imprescindível que a carga seja endereçada corretamente e que os documentos sejam emitidos de acordo com as normas.
O conteúdo completo da carga deve constar detalhadamente nos documentos, pois do contrário poderá haver problemas na alfândega, inclusive confisco.
Os valores constantes dos documentos (FOB) devem ser declarados corretamente. A alfândega possui preços tabelados e confere-os meticulosamente. Muito importante: os valores declarados não podem diferir dos futuros preços de venda. Os bens são registrados na alfândega com esses valores, que servem também de base de cálculo das taxas e seguro. Como todos os pagamentos são controlados pelo Banco Central, o importador é obrigado a apresentar os documentos alfandegários para encaminhar o pagamento para o exterior.

A embalagem certa

A embalagem certa tem que ser resistente. Recomendamos um acondicionamento para transporte marítimo. As cargas passam por muitas etapas e são movimentadas várias vezes. As embalagens são abertas para controle alfandegário e depois fechadas novamente. Durante a feira, as embalagens vazias ficam guardadas. Em seguida, devem suportar a viagem de volta ou o transporte até o endereço do comprador.

Os produtos certos

Alguns produtos estão sujeitos a restrições ou proibições e requerem documentos e licenças especiais. Informe-se a tempo junto ao seu transitário.
Fazendo tudo CERTO, sua participação na feira só pode ser um sucesso!

- Reserve seu estande e acomodações em hotel em tempo hábil. Durante a feira, as acomodações muitas vezes estão lotadas.